社会保険労務士事務所みらい

社会保険労務士事務所みらいは、企業人事労務関連における機密性の高い個人情報を保護することが重要な責務であることを認識し、その取り扱いについて次のように定めます。当事務所は、本人の権利を保護するために個人情報に関連する法規制等を遵守するとともに、以下に示す方針に基づき個人情報保護マネジメントを構築します。

1. 個人情報は、利用目的の範囲に限定して取得・利用・提供し、目的外利用をいたしません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
   
   
2. 個人情報の漏洩、滅失又はき損等のリスクに関して、事故等の未然防止策及び是正に関する対策を実施し、個人情報に関するセキュリティー体制を継続的に向上させます。
   
   
3. 個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
   
   
4. 当事務所は、全従業者に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するための個人情報マネジメントシステム（当事務所が保有する個人情報を保護するための方針、規程、基準、組織、計画、実施、監査および見直しを含むマネジメントシステム）を策定し、実施し、維持し、継続的に改善します。

当所では、個人情報を厳重に管理するために、以下の内容を実施します

1. 個人情報は、当社の個人情報保護マニュアルや内部規程に従って適正に管理します。
   
   
2. 当所で取り扱う個人情報は以下のような目的で利用します。また、当所が取得する個人情報のうち、書面により本人から直接取得する場合については、原則として個別に利用目的を明示いたします。 直接書面にて取得する以外の方法によって取得する個人情報の利用目的は以下の通りです。　
   弊社が前項に記載された以外の目的で個人情報を利用しようとする場合は、事前にご本人様にその旨をお知らせし、同意を得た上で利用いたします。
   

   分類	利用目的
   お客様情報	・お問合せ対応のため ・当所サービスのご案内のため
   業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報　　　　　　　　　　　（特定個人情報を含む）	・労働及び社会保険に関する申請書等作成・手続 ・労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類作成業務 ・その他の官署への届出書類の作成代行 ・就業規則、賃金制度等の作成・改定 ・給与計算代行業務 ・上記に付随するサービス
   従業員に関する個人情報	・人事管理等のため
   採用活動に関する個人情報	・採用選考のため ・採用選考手続き及びその結果に関する連絡のため

   個人情報は、処理のために当所の基準を満たす委託先に業務委託することがあります。なお、委託先以外の第三者に対しては、原則ご本人様の同意なしでは提供いたしません。
   
   
3. 個人情報は、ご本人様確認の上、開示・訂正等を行います。その場合、銀行振込等により手数料を徴収させて頂きます。ただし、受託業務でお預かりしている個人情報については、委託元に確認した上で対応いたします。詳細につきましては、個人情報の開示等の請求手続きのご案内をご覧ください。
   
   
   
4. 個人情報を与えて頂くことは任意ですが、必要な個人情報の不足・不備が生じた場合、適切なサービスを提供できないことがあります。
   
   
5. 個人情報に関するお問い合わせ・ご相談・苦情は、以下の連絡先までお申し出ください。

当所の保有する個人情報に関して、本人又は代理人は「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示」を求めることができます。

1. 開示対象となる個人情報
   

   開示対象となる個人情報は、当所のデータベース、または検索可能な状態に整理された当所の情報ファイルに保管されている個人情報です。ただし、当所が業務受託しているに過ぎず、当所に開示等の権限がない個人情報は開示対象とはなりません。

    
2. 開示対象となる個人情報の利用目的
   

   分類	利用目的
   お客様情報	お問合せ対応のため 当所サービスのご案内のため
   当所従業員情報	社員の人事労務管理、業務管理、　　　　健康管理、セキュリティ管理のため
   当所への採用応募者情報	採用応募者への連絡と 当所の採用業務管理のため

   
   
   
3. 個人情報の開示請求の手続き
   
   

   ご本人が請求項目(開示・訂正・利用停止)を当社指定の申請書「個人情報開示訂正依頼書」に必要事項を記載した後、本人確認書類、請求の内容必要によっては返信用封筒を同封の上、郵便書留にてお送りください。「個人情報開示訂正依頼書」は、当社より郵送させて頂きます。（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ手数料として、１０００円をご本人様にて負担頂きます。お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。あらかじめご了承くださいませ）

4. 開示等の請求先
   
   

   以下の窓口まで当所所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりご請求ください。 
   〒231-0014　神奈川県横浜市中区住吉町四丁目45番地1
   　　　　　　　　　 関内トーセイビルII6階
   　社会保険労務士事務所みらい　　個人情報問合せ窓口

   
   
   
5. 本人確認
   
   本人確認のため、氏名、住所、電話番号を確認させていただきます。郵送書類に、運転免許証（表・裏ともに）、パスポート、各種福祉手帳、各種健康保険証、各種年金手帳、外国人記載事項証明書のいずれかのコピーを添付してください。
   
   

   ※この件に関する個人情報は、開示等のご請求に対する回答が終了いたしましたら、1年以内に適切に削除、廃棄させていただきます。

   ※開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書類等の個人情報は、ご本人様確認、開示等のご請求に関するご本人との連絡、またはご本人との間で疑義が生じた場合の確認等、開示などのご請求への対応に必要範囲内のみで取り扱います。当情報に関しては委託元含め第三者への提供はいたしません。なお、本人確認書類についてお客様より提出していただけなかった場合は開示請求には応じられませんので、悪しからずご了承ください。また、当個人情報に関して、本人が容易に認識できない方法で取得することはございません。
   
   
   
6. 当所からの回答
   
   個人情報の開示、訂正などの結果につきましては、当所からの郵送となります。
   
   
   
7. 開示請求者が開示本人とは異なる場合
   
   原則としてご本人または代理人からの開示請求を受け付けます。その際、誤った情報があった場合は、直ちに訂正などの処置を行ないます。ご本人と異なる方が開示請求される場合、ご本人との関係を示す書類、委任状、請求者本人確認資料を同封してください。

　 ８. 安全管理のために講じている措置について

当所では、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しており、以下の通り、個人情報についての安全管理措置を講じております。

（１）   組織的安全管理措置

�@     個人情報の取扱いのプロセスごとに、取扱い方法、責任者を定めています。

�A     個人情報の取扱状況について、定期的な点検及び監査を実施しています。

（２）   物理的安全管理措置

�@     入退出管理、第三者の入室制限区域の設定等の制限を実施しています。

�A     個人情報を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等の防止措置を講じています。

（３）   技術的安全管理措置

�@     担当者ごとに取扱える個人情報データベース等の範囲を必要最低限に設定しています。

�A     アクセス権限の設定と適宜見直しを実施しています。